با اینکه همه ما در هر شبونه روز ۲۴ ساعت وقت داریم، ولی به نظر می رسه بعضی افراد در همین زمان کارای بیشتری رو به انجام می رسانند. جواب در مهارتِ «مدیریت زمان» پنهون. این افراد زمان رو به شکلی استثنایی و متفاوت از بقیه مدیریت می کنن. یکی از سخت ترین مهارتایی که در شروع فعالیتای شغلی تون باید یاد بگیرین، «مدیریت زمان» است. مدیریت زمان معنی پیچیده ای نیس، اما عمل کردن بهش به شکل حیرت آوری سخته. در این مقاله با ۲۱ نکته درباره مدیریت زمان آشنا میشید که در جوونی باید بدونین و به کار ببندید.

«اِتیِن گارباگلی» (Étienne Garbugli) نویسنده و طراحِ اهل مونترال کانادا، این زمان رو گذروندهه و با بالاتر رفتن سنش، آموختهه که چه جوری زمان و حرفه اش رو به شکل کارآمدتری مدیریت کنه. اون چیزی که رو که واسه خودش و کارآفرینان دیگر به درد بخور بود، بررسی و بررسی کرد و در سال ۲۰۱۳ سخنرانی همه گیرِ اون، با موضوع «۲۶ نکته مدیریت زمان که کاش در بیست سالگی می دونستم» از طرف سایت «اسلایدشیر» ( SlideShare) به عنوان «محبوب ترین سخنرانی» سال شناخته شد. اول سال ۲۰۱۵، گارباگلی سخنرانیِ پرمخاطب سال ۲۰۱۳ رو با سخنرانی دیگری با عنوان «۲۵ نکته مدیریت زمان واسه شروع طوفانی سال نو» ادامه داد.

در این مقاله بهترین نکتها از هر دو سخنرانی جمع آوری شده. اگه عاقل باشین سعی می کنین این عادتا رو در جوونی در خودتون نهادینه کنین، چون به همون میزان که واسه یک کارآموز ۲۲ ساله به درد بخور هستن، می تونن به کار یک مدیر اجرایی ۵۰ ساله هم بیان.

۲۱ نکته درباره مدیریت زمان که در جوونی باید بدونین آموزشی

۱.همیشه وقت هست

شما هیچوقت «وقت کم نمی بیارین». این یعنی اگه کاری رو در موعد مقرر تموم نکردین، حتما به این دلیله که اون کار واسه تون خیلی لازم یا خیلی لذت بخش نبوده.

۲. روزها همیشه سریع تر از چیزی که توقع دارین میگذرن

کمی زمان «حائل» بین کاراتون در نظر بگیرین. از برنامه های بسیار دقیق دوری کنین تا در برنامه ریزی، دچار زیاده روی نشید. گارباگلی می نویسه: «هرچه وظیفه یا هدفی دقیق تر باشه، انجام نشدن اون محتمل تر می شه.»

۲۱ نکته درباره مدیریت زمان که در جوونی باید بدونین آموزشی

۳. وقتی روی دور هستین، فعالیتای بیشتری انجام میدید

بعضی روزها خیلی سرِحال نیستین، اما روزهایی هستن که بیشترین بهره وری رو دارین و به قول معروف روی دور هستین. در این روزها می تونین تمرکزتان رو حتی تا ۱۲ ساعت حفظ کنین. از اینجور روزهایی بیشترین استفاده رو ببرین.

۴. به دنبال فعالیتایی باشین که هم واسه زندگی شخصی تون و هم واسه زندگی حرفه ای تون سودمند باشن

«کریس گیل بوُ»، نویسنده و کارآفرین آمریکایی می گه: «واسه داشتن بیشترین بازده، اهداف شخصی و حرفه ای تون رو هم جهت کنین.» مثلا، اگه علاقه ای واسه سفر به ژاپن یا کار کردن در اونجا ندارین، بهتره به جای اینکه در کلاسای آموزش زبون ژاپنی شرکت کنین، چند ماهی وقتتون رو صرف گذراندن دوره ای آموزشی کنین که به بهتر شدن و پیشرفت تجربیات شغلی تون کمک می کنه.

۵. «فشار آوردن به خود» با «فرسودگی شغلی»، یکی نیس

سخت کوشی، بعضی وقتا لازمهِ کم خوابی کشیدن و سعی یه ریز. اما حتی اگه بسیار باانگیزه باشین، باید واسه استراحت کردن هم وقت بذارین. وگرنه خستگی بیشتر از اندازه شما رو از پای در میاره و بهره وری تون رو کم می کنه.

۶. هم زمان انجام دادنِ کارا، تمرکز رو از بین می بره

۲۱ نکته درباره مدیریت زمان که در جوونی باید بدونین آموزشی

تحقیقات نشون داده که مغز آدم هنگامی که تمرکز خود رو از موضوعی به موضوع دیگر متمرکز می کنه، انرژی بیشتری مصرف می کنه. اگه در طول روز، چند کار رو هم زمان با هم انجام میدید، مغزتون رو خیلی خسته می کنین.

۷. حواس پرتیا قابل کنترل هستن

با استفاده از روش «پومودورو»، کاراتون رو به بازه های زمانیِ ۲۵ دقیقه ای با ۳ تا ۵ دقیقه استراحت بین هر دو بازه ی کاری تقسیم کنین یا از نرم افزارهایی مثل «سلف کنترل» ( SelfControl) استفاده کنین تا از سر زدن به سایتایی مثل فیسبوک یا توئیتر در بازه های زمانی مشخص جلوگیری کنین.

روش «پومودورو» از روی واژه ای ایتالیایی به معنای «گوجه فرنگی» نام گذاری شده و «فرانسیسکو سیریلو» اونو از روی ایده ی یک تایمرِ آشپزخانه به شکل گوجه فرنگی، ایجاد کرده.

۸. انجام یک کار کوچیک بهترین راه شروع به کاره

ممکنه آماده کردن یک سخنرانی در ساعت ۸ صبح بسیار ترسناک به نظر برسه. پس بهتره با انجام کارایی کوچیک و سریع مثل جواب دادن به ایمیلای کاری مهم، ذهن تون رو وارد راه درست کنین و بعد به آماده سازی سخنرانی بدین.

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   ۱۶ عادت مخربی که دندان ها رو نابود می کنه

۹. کمال گرایی مانع انجام کارای روزانه می شه

۲۱ نکته درباره مدیریت زمان که در جوونی باید بدونین آموزشی

«جورج پَتِن» ژنرالِ آمریکایی، گفته: «نقشه خوبی که همین الآن اجرا شه، بسیار بهتر از نقشه ای عالیه که هفته آینده اجرا میشه.»

۱۰. ساعات کاری طولانی تر حتما به معنی بهره وری بیشتر نیس

خودتون رو با این فکر گول نزنید که نشستن پشت میزتون باعث می شه که کاراتون خود به خود تموم شن. هر چه در توان دارین انجام بدین تا به جای اینکه مجبور شید تا دیروقت کار کنین، کاری رو که در دست دارین، در موعد مقرر به پایان برسونین.

۱۱. کارایی رو که به تمرکز فکری احتیاج دارن از بقیه کارا جدا کنین

اگه به طور همیشگی جریان کاری تون رو متوقف می کنین تا به مسائل دیگری فکر کنین، سرعت کار کردن تون رو کاهش میدید.

۱۲. کارای بی اهمیت رو کنار بذارین

اگه تموم روز در حال جواب دادن به ایمیلای تون یا به روز کردن برنامه تون هستین، روال کارتون رو پریشون می کنین. بهتره مدت زمان مشخصی از روز رو به اینجور کارای کوچیکی اختصاص بدین.

۱۳. اگه خیلی طول نمی کشه، پیاما و ایمیلای بقیه رو به محض اینکه به دست تون می رسن، جواب بدین

«دیوید آلِن»، مشاور بهره وری و نویسنده ی آمریکایی، قانونی «دو دقیقه ای» داره که به نام «کَلکِ کارا رو بکَن!» معروفه. پیشنهاد می شه که این قانون رو در مورد ارتباطات نوشتاری تون به کار ببرین. به این صورت که اگه می تونین ایمیلی رو همین حالا جواب بدین، به جای اینکه اونو کنار بذارین، فورا جوابش رو بنویسین.

۱۴. کارای بزرگ، ساده تر انجام می شن اگه به چشم کاری چند تکه به اونا نگاه کنین

«خوبُلاس لو سِیبان»، مربی فوتبالِ اهل آلابامای آمریکا، از فلسفه ی مشابهی استفاده می کنه که خودش اونو «روند» (the Process) می نامد. اون به جای اینکه بازیکنان رو مجبور کنه به قهرمانی در مسابقات فکر کنن، به اونا آموزش می ده که فقط و فقط روی وظیفه ای که همین حالا پیشِ رو دارن تمرکز کنن، یعنی تک تکِ دفاعا، پاسا و گلا.

۱۵. اگه بیشتر از بیست دقیقه زمان می بره که کاری رو شروع کنین، کار دیگری رو انجام بدین

اگه به هر دلیلی کارتون پیش نمی ره، سراغ مورد دیگری برید تا بتونین دوباره در راه بهره وری قرار بگیرین.

۱۶. هیچ دو کاری اهمیت برابر ندارن

تهیه ی فهرست روزانه کارایی که «باید انجام بدین» (To-do list) راه مؤثری واسه برنامه ریزیِ روزتونه، اما نکته مهم اولویت بندی کارهاه. روزتون رو با کارایی با اولویت بالاتر شروع کنین و کارای بی اهمیتی مثل بایگانی کردن رو واسه زمانی بذارین که ذهن تون تخلیه شده.

۱۷. تنها کار واقعا لازمِ هر روز رو شناسایی کنین

۲۱ نکته درباره مدیریت زمان که در جوونی باید بدونین آموزشی

واسه کمک به اولویت بندی تون، ببینین کدوم کار از همه مهم تره و انرژی تون رو صرف انجام اون کار در اسرع وقت کنین.

۱۸. محول کردن بعضی کارا به بقیه ضروریه

واسه اینکه بازده و لیاقتِ واقعی داشته باشین، ترس از محول کردن کارا به افراد دیگر رو کنار بذارین. جون کالوین مَکسوِل، نویسنده ی آمریکاییِ کتابِ «افراد موفق چیجوری فکر می کنن، فکرتون رو تغییر بدین تا زندگی تون تغییر کنه»، می گه: «اگه کسی می تونه کاری رو تا ۸۰ درصد خوبِ شما بکنه، اون کار رو بهش بسپارید!»

۱۹. تمرکز روی گذشته مانع پیشرفته

خودتون رو با موفقیتا و شکستای گذشته مشغول نکنین، بلکه روی اون چیزی که پیشِ روی تونه تمرکز کنین.

۲۰. یادداشت وردارین

۲۱ نکته درباره مدیریت زمان که در جوونی باید بدونین آموزشی

فکر نکنین که هر ایده ی خوبی که در طول روز به ذهن تون می رسه، تا آخر شب به یادتون خواهد موند. فرقی نمی کنه که دفترچه یادداشتی دارین یا تخته ای سفید، یا اینکه از اپلیکیشنایی مثل «اِوِرنوت» (Evernote) استفاده می کنین. ایده هاتون رو یادداشت کنین.

۲۱. داشتن اهداف بزرگ تر تو ذهن تون کمک می کنه روزتون رو به پایان برسونین

گارباگلی می نویسه: «به پیروزی واقعی فکر کنین. روی اهدافتان تمرکز کنین، نه روی وظایف تون. همیشه هدف رو مورد توجه داشته باشین.»

منبع : levo.com



۱

دسته‌ها: آموزشی